Privacyverklaring

1. Wie ben ik?

Verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens:

• Handelsnaam: Werken met Xenia
• Website: werkenmetxenia.ai
• E-mail: jadatwilik@werkenmetxenia.ai

2. Welke gegevens verzamel ik?

Ik verzamel persoonsgegevens uitsluitend voor specifieke en gerechtvaardigde doeleinden. De gegevens die ik verwerk, hangen af van de manier waarop je contact met mij hebt of gebruikmaakt van mijn website:

• Contactformulier (via Web3Forms)

Wanneer je het contactformulier invult, verzamel ik:

• Naam (verplicht)
• E-mailadres (verplicht)
• Organisatie (optioneel)
• Telefoonnummer (optioneel)
• Type dienst waar je interesse in hebt
• Gewenste datum of periode
• Bericht / toelichting
• IP-adres en tijdstip van inzending (automatisch verwerkt door Web3Forms voor fraudepreventie en beveiliging, logs worden periodiek verwijderd)

Het formulier wordt via Web3Forms veilig doorgestuurd naar mijn e-mailadres. Er vindt geen openbare opslag van deze data plaats.

• Afsprakenplanner (via Calendly)

Wanneer je via mijn website een afspraak wilt plannen, word je doorgestuurd naar Calendly (xinnovate.calendly.com). Calendly verwerkt dan:

• Naam
• E-mailadres
• Gekozen datum en tijdstip
• Eventuele aanvullende opmerkingen of vragen
• Tijdzone

Deze gegevens gebruik ik uitsluitend om onze afspraak te plannen en te bevestigen.

• Direct e-mailcontact

Wanneer je mij rechtstreeks mailt via jadatwilik@werkenmetxenia.ai, verwerk ik:

• Naam en e-mailadres
• Inhoud van de e-mail
• Eventuele bijlagen

Alleen ik heb toegang tot deze mailbox.

• Opdrachten en dienstverlening

Wanneer we een zakelijke relatie aangaan of een offerte bespreken, verwerk ik:

• Naam en contactgegevens
• Bedrijfsgegevens (zoals factuuradres of KvK-nummer)
• Specificaties van de opdracht en communicatie hierover
• Betalingsgegevens (voor facturatie en administratie)

• Chatfunctie (via Tawk.to)

Als je de chat op mijn website gebruikt, verwerkt Tawk.to:

• Naam en e-mailadres (indien opgegeven)
• Inhoud van het chatgesprek
• Tijdstip van de chat
• IP-adres en apparaatinformatie (op basis van gerechtvaardigd belang voor beveiliging en fraudepreventie)

De chatfunctie wordt pas geladen nadat je hiervoor toestemming hebt gegeven via de cookiebanner.

• Websitecookies

Mijn website gebruikt uitsluitend functionele cookies om goed te werken en noodzakelijke voorkeurcookies om je cookiekeuze te onthouden. Er worden geen tracking- of analytics-cookies geplaatst zolang je daar geen toestemming voor hebt gegeven. Momenteel wordt geen Google Analytics gebruikt.

Voor meer informatie verwijs ik naar mijn aparte Cookiebeleid.

3. Waarom verzamel ik deze gegevens?

Ik gebruik deze gegevens uitsluitend voor legitieme doeleinden. Per verwerkingsdoel gelden de volgende juridische grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst

• Leveren van gevraagde diensten (workshops, keynotes, advies)
• Verwerken van opdrachten en betalingen
• Plannen en uitvoeren van afspraken

• Gerechtvaardigd belang

• Beantwoorden van contactverzoeken en vragen
• Verbeteren van mijn website en dienstverlening
• Fraudepreventie en beveiliging (IP-adressen)
• Communicatie met prospects en relaties

• Toestemming

• Gebruik van chatfunctionaliteit (Tawk.to)
• Plaatsen van niet-functionele cookies
• Toekomstige nieuwsbrieven (indien geactiveerd)

• Wettelijke verplichting

• Bewaren van factuurgegevens (7 jaar, belastingwet)

4. Hoe lang bewaar ik jouw gegevens?

Ik bewaar jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:

• Contactformulier en e-mails: 2 jaar na het laatste contactmoment
• Calendly-afspraken: 2 jaar na de laatste afspraak
• Chatgesprekken (Tawk.to): 2 jaar na de laatste interactie
• IP-adressen: logs worden periodiek verwijderd door de verwerkers
• Klant- en factuurgegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht Belastingdienst)
• Cookies: duur afhankelijk van type cookie en voorkeur; functionele cookies blijven actief zolang nodig

Er worden momenteel geen nieuwsbrieven verzonden en geen Google Analytics-gegevens opgeslagen. Wanneer deze functies worden geactiveerd, wordt deze privacyverklaring tijdig bijgewerkt en word je hierover geïnformeerd.

5. Met wie deel ik jouw gegevens?

Ik verkoop jouw gegevens nooit aan derden. Ik deel ze alleen met zorgvuldig geselecteerde verwerkers die mij helpen bij de uitvoering van mijn diensten. Met al deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten of hanteren zij standaard GDPR-conforme voorwaarden:

• Web3Forms – contactformulieren

Locatie: Verenigde Staten (VS)
Waarborgen: GDPR-compliant, geen opslag van data, directe e-mailverzending via beveiligde servers met HTTPS-encryptie
Privacybeleid: https://web3forms.com/privacy

• Calendly – afsprakenplanning

Locatie: Verenigde Staten (VS)
Waarborgen: Standard Contractual Clauses (SCC's), ISO 27001-certificering, SOC 2 Type II
Privacybeleid: https://calendly.com/privacy

• Tawk.to – chatfunctionaliteit

Locatie: Verenigde Staten (VS)
Waarborgen: HTTPS-versleuteling en encryptie at rest, GDPR-compliant, SCC's voor internationale doorgifte
Privacybeleid: https://www.tawk.to/privacy-policy

Alle doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de EU/EER gebeurt op basis van passende waarborgen zoals Standard Contractual Clauses (SCC's), zoals goedgekeurd door de Europese Commissie.

6. Beveiliging van persoonsgegevens

Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang:

• HTTPS-beveiliging (SSL-certificaat) voor alle webverkeer
• Beveiligde servers en regelmatige back-ups
• Beperkte toegang tot persoonsgegevens (alleen door mij als verwerkingsverantwoordelijke)
• Sterke wachtwoorden en twee-factor-authenticatie waar mogelijk
• Versleutelde communicatie met verwerkers
• Regelmatige beveiligingsupdates van alle systemen
• Minimale gegevensverzameling (privacy by design)

Bij een datalek dat waarschijnlijk leidt tot een hoog risico voor jouw rechten en vrijheden, meld ik dit binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens en informeer ik betrokkenen onverwijld conform de AVG-vereisten.

7. Cookies

Mijn website gebruikt cookies. Voor uitgebreide details verwijs ik naar mijn aparte Cookiebeleid.

Kort samengevat:

• Noodzakelijke cookies – altijd actief voor basisfunctionaliteit van de website
• Voorkeurscookies – om je cookie-instellingen te onthouden
• Analytische cookies – alleen na expliciete toestemming (momenteel niet actief)
• Chatcookies – voor de Tawk.to chatfunctie (alleen na toestemming)

Je kunt je toestemming op elk moment wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen op de website.

8. Jouw rechten onder de AVG

Je hebt de volgende rechten onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

• Recht op inzage – Je kunt opvragen welke persoonsgegevens ik van jou verwerk
• Recht op rectificatie – Je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren
• Recht op verwijdering (recht op vergetelheid) – Je kunt verzoeken om verwijdering van je gegevens, tenzij er een wettelijke bewaarplicht geldt
• Recht op beperking van verwerking – Je kunt vragen om de verwerking tijdelijk stop te zetten
• Recht op dataportabiliteit – Je kunt een kopie van je gegevens in een gestructureerd formaat opvragen
• Recht van bezwaar – Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Recht om toestemming in te trekken – Als de verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je deze op elk moment intrekken

Ik gebruik geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen heeft of je anderszins significant beïnvloedt.

9. Uitoefenen van je rechten

Wil je gebruikmaken van je rechten? Neem contact op via:

Vermeld duidelijk:

• Welk recht je wilt uitoefenen
• Welke gegevens het betreft
• Een kopie van je identiteitsbewijs (ter verificatie, met BSN/pasfoto afgeschermd)

Ik verifieer je identiteit om misbruik te voorkomen en reageer binnen 1 maand na ontvangst van je verzoek. Bij complexe verzoeken of een groot aantal verzoeken kan deze termijn met maximaal 2 maanden worden verlengd. In dat geval ontvang je hierover binnen 1 maand bericht.

10. Klachten indienen

Ben je ontevreden over hoe ik met jouw gegevens omga? Neem dan eerst contact met mij op via jadatwilik@werkenmetxenia.ai. Ik los klachten graag direct en transparant op.

Ben je daarna nog niet tevreden of krijg je geen adequate reactie, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij:

11. Minderjarigen

Mijn diensten zijn primair gericht op zakelijke klanten en professionals. Ik verzamel niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar zonder ouderlijke toestemming.

Mocht ik ontdekken dat ik onbedoeld gegevens van minderjarigen heb verzameld zonder passende toestemming, dan verwijder ik deze gegevens direct. Neem contact op als je vermoedt dat dit het geval is.

12. Externe links

Mijn website kan links bevatten naar externe websites van derden (zoals LinkedIn, externe artikelen, of samenwerkingspartners). Deze privacyverklaring is niet van toepassing op die externe websites.

Ik ben niet verantwoordelijk voor het privacybeleid of de inhoud van websites van derden. Ik raad je aan om het privacybeleid van die externe partijen zorgvuldig te lezen voordat je daar persoonsgegevens invoert.

13. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Ik kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer:

• Nieuwe diensten of tools worden geïntroduceerd (bijv. nieuwsbrieven, Google Analytics)
• De wetgeving verandert (bijv. nieuwe AVG-richtlijnen)
• Technische aanpassingen aan de website noodzakelijk zijn
• Feedback of audits aanleiding geven tot verbeteringen

De meest actuele versie van deze privacyverklaring vind je altijd op werkenmetxenia.ai/privacy. Bij belangrijke wijzigingen die jouw rechten of de verwerking van je gegevens significant beïnvloeden, zal ik je hierover actief informeren via e-mail of een duidelijke melding op de website.

De datum bovenaan dit document geeft aan wanneer de privacyverklaring voor het laatst is bijgewerkt.

14. Samenvatting in het kort

15. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over hoe ik met jouw persoonsgegevens omga? Neem gerust contact op:

Ik help je graag verder met transparante en heldere antwoorden.